Introducción

Cómo especificar semáforos


La utilización de "semáforos" o "informes de excepción" es una manera de llamar la atención sobre la información que difiere de modo significativo del resto de los datos. Le alertará sobre la información que puede resultar importante para tomar decisiones.

Un semáforo está compuesto por una o más condiciones. Cuando se satisface una condición, se aplican determinados colores a los datos.

Para añadir un nuevo semáforo:

  1. Seleccione los datos sobre los que desea establecer el semáforo.
    Puede seleccionar una o varias cabeceras de columna, cabeceras de fila o un rango de celdas de datos utilizando las teclas Control y Despl. Así es cómo se establece el ámbito del semáforo.
  2. Efectúe una pulsación con el botón derecho del ratón y seleccione Avanzado > Semáforos....
    Emergerá el diálogo de Semáforo nuevo.
    Tenga en cuenta que el ámbito que seleccione para el semáforo se visualiza en la parte inferior y que la primera condición se añade automáticamente para que la configure. Si el ámbito no es el deseado, cancele y salga del diálogo y vuelva al paso 1 para volver a seleccionar las cabeceras de columnas, las cabeceras de filas o las celdas de datos que desee utilizando las teclas Control y Mayús.
  3. Para añadir otra condición, pulse en el botón Añadir condición en la parte inferior izquierda. Para un semáforo de tres condiciones comunes, podrá utilizar el Asistente de condición pulsando el botón Asistente de condición... en la parte inferior izquierda. Las condiciones creadas utilizando el Asistente de condición pueden modificarse o eliminarse para satisfacer sus necesidades.

    Nota

    El orden de las condiciones es importante. Cada valor de celda de datos se evalúa frente a todas las condiciones definidas comenzando por la condición 1 hasta la condición definida más elevada. La primera condición que satisfaga el ámbito y el valor de la celda es la única alerta que se aplicará a dicha celda.


  4. Para cada una de las condiciones del semáforo:
  5. Entre un nombre descriptivo para este semáforo.
    Este nombre se utilizará en el diálogo Gestionar semáforos. Este diálogo le permite editar, eliminar y establecer el orden en el que deberían aplicarse los semáforos.
  6. Si desea que se resalte la fila de datos entera en el caso de que se cumpla la condición, marque el recuadro de selección Resaltar fila completa. Por omisión, únicamente se resalta la celda de datos que satisface la condición.
  7. Para aplicar el semáforo, pulse en Aplicar. O pulse en Bien para aplicar el semáforo y cerrar el diálogo.

Asistente de condición

El Asistente de condición le permite crear un semáforo habitual con colores de fondo en rojo, amarillo y verde proporcionando simplemente los dos valores de umbral.

Para utilizar el Asistente de condición:

  1. En el diálogo Nuevo semáforo, pulse en el botón Asistente de condición... que hay en la parte superior del diálogo.
    Emergerá el diálogo de Asistente de semáforo.
  2. Entre los dos valores de umbral.
  3. Pulse en Bien.

Las tres condiciones se crean automáticamente en el diálogo Nuevo semáforo. Puede seguir modificando condiciones o añadir más condiciones.

Cómo gestionar semáforos

Cuando tenga varios semáforos con ámbitos que se solapen, es posible que desee establecer el orden en el que han de aplicarse dichos semáforos.

Para activar el diálogo Gestionar semáforos, seleccione Herramientas > Gestionar > Semáforos... en la barra de menús.

Nota

Para conservar los semáforos, coloque un marcador en la vista para su recuperación posterior. Cuando más adelante se cargue un marcador, los datos activos se recuperarán y se aplicará todo el diseño personalizado y la acción de formatear que se haya conservado. Consulte Cómo trabajar con marcadores para obtener más detalles sobre los marcadores.

 

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