1 つのプランにリンクされているユーザー注釈および添付ドキュメントは、追加情報というかたちでグループ化されています。追加情報は、Contributor キューブとアプリケーション間で、管理リンク、システム リンク、ローカル リンクを使用してコピーできます。
注:追加情報のコピーは、データが格納されているリンクを使用してのみ可能です。
プランにメモを追加したいという場合があります。これは、セル、タブ、またはモデル全体に注釈することで実現できます。
監査証跡注釈では、データの入力、ファイルのインポート、データのコピーおよび貼り付けなどの操作が自動的に記録されます。この機能は、e.List アイテムの所有者が複数いる場合に、誰が変更を加えたかを確認するのに便利です。
e.List アイテムには、ロック中のものを含め、どのようなワークフロー ステータスのものであっても注釈できます。1 つのセル、タブ、またはモデルに対して、1 回のセッションで 1 度のみ注釈が可能です。1 回のセッションは保存すると終了します。
重要:セッションを保存または提出したら、注釈を変更したり削除したりすることはできません。注釈を削除できるのは管理者のみです。
e.List アイテムに対して閲覧の権限しかない場合には、注釈することはできません。
注釈を追加するには、セル、タブ、またはモデルを右クリックし、[Contributor]、[注釈]の順にクリックします。それから、[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[追加]をクリックします。メモを入力し、閉じます。
注釈を表示するには、セル、タブ、またはモデルを右クリックし、[Contributor]、[注釈]の順にクリックします。それから、[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[表示]をクリックします。セルとタブの注釈では、右上隅に赤い三角の印が付きます。
現在のセッションで作成した注釈を編集するには、セル、タブ、またはモデルを右クリックし、[Contributor]、[注釈]の順にクリックします。それから、[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[編集]をクリックします。
ヒント:注釈のテキストをすべて削除すると注釈そのものが削除されます。
Contributor の[操作]ツールバーの[保存]をクリックします。
この操作により、注釈以外のデータ変更もサーバーに保存されます。
ヒント:モデルの注釈をすべて表示するには、モデルを右クリックして[Contributor]、[追加情報の参照]の順にクリックします。
注釈には、Web ページ、ファイル、電子メール アドレスへのリンクを追加できます。
ファイルへのリンクを作成するのは、そのファイルを見る人が 2、3 人しかいないと予想される場合に限ります。もっと多くの人数が予想される場合は、Web サイトからそのファイルにアクセスできるようにします。
ファイルへのリンクを作成する前に、リンクするファイルが共有ネットワーク上にあることを確認します。また、固定ドライブ文字ではなく Universal Naming Convention(UNC)を使用するようにします。これは、固定ドライブ文字は注釈を表示する人によって違うことがあるためです。
リンクを追加する注釈を含むセル、タブ、またはモデルを右クリックします。
[Contributor]、[注釈]の順にクリックし、[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[編集]をクリックします。
リンクを追加します。
Web ページへのリンクを追加するには、[注釈の編集]ボックスに有効な URL(例:http://www.Cognos.com)を入力します。
電子メール アドレスへのリンクを追加するには、[注釈の編集]ボックスに次のような HTML コマンドを入力します。
mailto:<電子メールアドレス>
このリンクをクリックすると、新しいメール メッセージを作成するウィンドウがデフォルト ブラウザの設定に基づいて開き、リンク先の電子メール アドレスが To: フィールドに入ります。
ファイルへのリンクを追加するには、次のような HTML コマンドを入力します。
file:\\<UNC ドライブ名>\docs\expenses.xls
ヒント:リンクを表示するには、注釈があるセル、タブ、またはモデルを右クリックし、[Contributor]、[注釈]の順にクリックします。それから[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[表示]をクリックします。マウス ポインタを赤い三角の印の上に置いて注釈内のリンクを表示している場合、そのリンクはアクティブになりません。
セル、キューブ、モデルには、プラン策定作業に役立つよう、さまざまな種類のファイルを添付できます。添付できるファイルの種類は、Contributor 管理コンソールで管理者が設定します。添付ファイルは Planning アプリケーション データベースに保存されます。
次の種類のファイルはデフォルトで許可されています。
Microsoft Word(.doc)
Microsoft Excel(.xls)
Microsoft PowerPoint(.ppt)
Microsoft Visio(.vsd)
Microsoft Project(.mpp)
ZIP ファイル(.zip)
RAR ファイル(.rar)
Web ドキュメント(.htm、.html)
テキスト ファイル(.txt)
PDF ファイル(.pdf)
このデフォルトに対して、必要なファイルの種類を追加したり削除したりできます。実行可能ファイル(.exe)は、セキュリティ上の理由からデフォルト リストには含まれていませんが、管理者が追加できます。
Contributor Web アプリケーションでは、セル、タブ、モデルにドキュメントを添付できます。
注:Contributor for Excel にもこの機能があります。
Contributor のワークフロー画面で、使用可能な e.List アイテムをクリックして開きます。
Contributor グリッドで、[添付ドキュメント]ボタンをクリックするか、セルを右クリックして[添付ドキュメント]を選択し、[セル]、[タブ]、[モデル]のいずれかを選択して[追加]をクリックします。[新規ドキュメントの添付]ダイアログ ボックスが表示されます。
[ソース ファイルの場所]フィールドに、ファイルの場所を入力するか、参照ボタンをクリックしてファイルの場所を参照します。ドキュメント名とファイル サイズが下部のフィールドに表示されます。
[コメント]フィールドにコメントを入力します。このフィールドへの入力は最大 50 文字に制限されています。
[OK]をクリックして、ドキュメントを添付します。
ドキュメントが添付されているセルの隅に赤い三角形が表示されます。アプリケーションに添付されるのはドキュメントのコピーであり、オリジナル ファイルではありません。これは電子メールにファイルを添付する場合と似ています。また、ドキュメント管理システムとしての使用を意図したものではありません。
1 つのプランにリンクされている添付ドキュメントおよびユーザー注釈はグループ化され、このグループ化されたもののことを追加情報といいます。アプリケーションのこの追加情報を参照することで、添付ドキュメントを表示できます。e.List アイテムを開いても、添付ドキュメントはダウンロードされません。添付ドキュメントがアプリケーション サーバーからダウンロードされるのは、そのドキュメントを表示または編集するよう選択したときのみです。
注:オフラインで作業しているときには、添付ドキュメントは参照できず、ドキュメントを添付することもできません。ただし、セルにドキュメントが添付されているかどうかはオフライン時でも確認できます。
Contributor グリッドで、[追加情報の参照]ボタンをクリックするか、セルを右クリックして[追加情報の参照]を選択します。Contributor のワークフロー画面にも、e.List アイテムにドキュメントが添付されていることを示すアイコンが表示されますが、ワークフロー画面から添付ドキュメントを開くことはできません。
[追加情報ブラウザ]ダイアログ ボックスで、表示する追加情報アイテムを選択し、[ドキュメントを表示]をクリックしてファイルを開きます。アイテムにフィルタをかければ、ユーザー注釈または添付ドキュメントのみを表示できます。また、グリッドの現在のページの追加情報のみを表示するか、すべてのページの追加情報を表示するかを選択することもできます。
追加情報を編集するには、追加情報アイテムを選択して[ドキュメントを編集]をクリックします。アイテムが開き、アプリケーションで変更を加えて新しいバージョンを保存できるようになります。ファイルに変更を加えた場合は、リポジトリを更新するよう求めるメッセージが表示されます。
追加情報を削除するには、削除するアイテムのチェック ボックスをオンにして[削除]をクリックします。
注:添付ドキュメントを削除できるのは所有者か Contributor の管理者のみです。
注釈を印刷するには、印刷する注釈を選択して[印刷]をクリックします。添付ドキュメントを印刷するには、そのドキュメントを開き、関連付けられているビューアから印刷します。
添付ファイルやユーザー注釈などの追加情報をコピーするには、ローカル リンクを作成します。
注:ローカル リンクを使用して算出セルをターゲットにすることはできません。
Contributor グリッドで[データの取得]を起動します。
[ローカル リンクの実行]画面で[新規]をクリックして新しいローカル リンクを作成します。ウィザードで求められる情報をすべて入力します。
[データの取得]ダイアログ ボックスの[追加オプション]画面では、注釈や添付ドキュメントを含めるかどうかを選択できます。 次のいずれかを実行します。
注:ローカル リンクに対してモデルの追加情報を選択することはできません。
注釈のみを含めるには、[注釈を含める]をクリックします。
添付ドキュメントのみを含めるには、[添付ドキュメントを含める]をクリックします。
リンクの設定が終わったら[終了]をクリックします。