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Notions de base de Contributor

Cette section vous explique ce que vous voyez lors de la connexion à Contributor et vous fournit des informations indispensables avant l'utilisation de Contributor pour Excel.

Écran d'activités

L'écran d'activités s'affiche lorsque vous vous connectez à Contributor. Il est constitué d'une arborescence, d'une table et d'éléments de dimension e.list.

Arborescence

L'arborescence dans la partie gauche de l'écran indique les zones dont vous êtes responsable des contributions et des approbations, selon une représentation hiérarchique. En fonction de vos droits, vous pouvez voir des contributions, des approbations ou les deux. Lorsque vous cliquez sur un élément de l'arborescence, une table contenant les détails de l'élément s'affiche dans la partie droite de l'écran.

Chaque élément de l'arborescence comporte une icône vous indiquant l'état actuel des données.

Icône

État et description

 

Non démarré

Aucune modification des données n'a été enregistrée, même si la contribution semble avoir été ouverte pour modification.

 

En cours

Les données ont été enregistrées mais pas soumises pour validation. Cet état vous permet encore de modifier les données avant de les soumettre pour validation.

 

Verrouillé

Les données ont été soumises pour validation et l'élément de dimension e.list a été verrouillé. Cet état ne vous permet que de consulter les données. Si un élément de dimension e.list est rejeté, son état revient à En cours.

 

Incomplet

Au moins un élément appartenant à cet élément est à l'état Non démarré et au moins un élément est à l'état En cours, Verrouillé ou Terminé. Les données qui sont dans cet état ont été agrégées. L'état Incomplet ne s'applique qu'aux éléments de dimension e.list révision.

 

Terminé

Tous les éléments de dimension e.list appartenant à l'élément de dimension e.list d'un approbateur sont verrouillés. Les données sont prêtes à être soumises au niveau suivant de la hiérarchie.

 

En cours de modification ou d'annotation

L'élément de la dimension e.list a été ouvert pour être modifié ou annoté. Une session de modification a été interrompue par l'utilisateur en train de fermer la grille ou de soumettre l'élément de dimension e.list pour validation.

 

Données périmées

Des données de l'élément de dimension e.list doivent être restructurées pour refléter les modifications de l'application, ou bien des données systèmes doivent être importées.

 

En cours de modification ou d'annotation et les données sont périmées.

Table

La table qui se trouve du côté droit de l'écran fournit des informations sur l'état d'activité de l'élément, le propriétaire actuel, l'approbateur et la date de la dernière modification.

Si un document est joint à une dimension e.list, une icône s'affiche en regard de cet élément .

Si Contributor pour Excel est installé et configuré, vous pouvez cliquer sur le bouton Excel pour ouvrir l'élément de dimension e.List à l'aide de Contributor pour Excel .

Si vous êtes l'approbateur d'un élément de dimension e.list, vous pouvez rejeter un élément qui vous est soumis pour validation à partir de cet écran, en cliquant sur le bouton Rejeter .

Éléments de dimension e.list

Les éléments de l'arborescence ou de la table sont appelés éléments de dimension e.list. La division des ventes, la division du marketing, la division du développement et le centre de coûts 123 font partie des exemples les plus courants. Les noms des éléments de dimension e.list dépendent de la façon dont a été conçue votre application.

Vous pouvez ouvrir simultanément plusieurs éléments de dimension e.list. Si la vue des éléments de dimension e.list est à affichage multiple, cela est indiqué par la mention (Tous) dans la première ligne de la table. La quantité de données téléchargées étant plus importante pour une vue multiple des éléments de dimension e.list, son ouverture peut prendre plus de temps que celle d'une vue standard. Cette option peut être indisponible. Pour en savoir davantage, contactez votre administrateur.

Classeur de Contributor

Pour commencer à travailler avec des données du plan, ouvrez un élément de dimension e.list en cliquant sur son nom dans la table . Lorsque vous ouvrez un élément de dimension e.list, vous pouvez consulter ou saisir des données, en fonction de vos droits et de l'état des données.

Chaque cube du modèle Contributor s'ouvre sur une feuille de calcul différente du classeur Excel. Vous pouvez choisir d'insérer le modèle Contributor dans un nouveau classeur Excel ou dans un classeur existant.

Les classeurs ne peuvent être ouvert que par les utilisateurs ayant installé Contributor pour Excel. Si le classeur est protégé par mot de passe, les utilisateurs doivent également disposer de ce mot de passe. Vous pouvez travailler sur des classeurs enregistrés localement . Si vous souhaitez partager des classeurs avec d'autres utilisateurs, ils doivent tous avoir la même version d'Excel installée.

Le classeur comporte deux zones : la zone Contributor et la zone Excel.

Les utilisateurs doivent avoir installé Contributor pour Excel sur leur ordinateur pour ouvrir une session Contributor sous Excel. Pour en savoir davantage, consultez le Guide de l'utilisateur de Cognos Planning - Contributor pour Microsoft Excel®.

Fonctions incompatibles

Contributor pour Excel ne prend pas en charge les fonctions suivantes d'Excel :

Pour éviter tout problème éventuel avec une feuille de calcul ou un classeur compatible Contributor, n'utilisez pas ces fonctions.

Zone Contributor

Les cellules qui se trouvent dans la zone Contributor obéissent aux règles de Contributor . Par exemple, si vous saisissez 10K dans une cellule, la valeur restera 10K dans une cellule Excel mais deviendra 10 000 dans une cellule de Contributor. Si une cellule de la zone Contributor est définie pour ne recevoir que des nombres, vous ne pouvez pas y saisir du texte. Si vous saisissez du texte dans une cellule de Contributor définie au format nombre, la valeur de la cellule revient au nombre qu'elle contenait précédemment.

Les données de la zone Contributor disposent toujours d'en‑têtes de colonnes et de lignes. Dans la zone de Contributor, les données modifiables sont initialement sur fond blanc et celles en lecture seule sur fond gris. Si vous utilisez un classeur ou un modèle créé par un autre utilisateur, ces couleurs peuvent avoir été modifiées. Vous pouvez également changer ces couleurs et sauvegarder ces changements dans des classeurs enregistrés.

Vous ne pouvez modifier des données que si leur état d'activité est Non démarré ou En cours. L'icône indique l'état d'activité des données. Si vous n'en êtes pas le propriétaire actuel, les données s'ouvrent dans une vue en lecture seule.

Lorsque vous n'êtes pas le propriétaire actuel, la procédure pour commencer la modification est la suivante :

Pour vérifier si la cellule est une cellule Contributor ou Excel, cliquez sur l'en‑tête de la ligne et de la colonne de cette cellule. Une cellule fait partie de la zone Contributor si elle remplit les conditions suivantes :

Important : N'utilisez pas la commande Modifier, Supprimer d'Excel pour modifier la structure de la zone Contributor. Si vous l'utilisez, le résultat est le suivant :

Zone Excel

Les cellules qui se trouvent dans la zone Excel obéissent aux règles d'Excel. Vous pouvez utiliser la zone Excel pour insérer des graphiques , pour insérer des calculs reliés aux données de la zone Contributor et pour effectuer toute autre action autorisée par Excel. Pour en savoir davantage, consultez la documentation de Microsoft Excel.

Vous pouvez insérer des lignes et des colonnes Excel entre les lignes et les colonnes de la zone Contributor. Ces cellules insérées appartiennent à la zone Excel. Toute feuille de calcul ne contenant ni données ni cellules de Contributor fait également partie de la zone Excel.

La réorientation des données de Contributor pour afficher des dimensions différentes va temporairement masquer les données des cellules Excel dans les feuilles de calcul contenant des données de Contributor .

Barre d'outils Excel de Contributor

La barre d'outils Excel de Contributor affiche les formules Excel de Contributor lorsqu'une cellule contenant l'une de ces formules est sélectionnée et vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

IcôneDescription

 

Exécuter la formule Excel pour Contributor sélectionnée.

 

Exécuter toutes les formules Excel pour Contributor de ce cube.

 

Exécuter toutes les formules Excel pour Contributor.

 

Supprimer la formule Excel pour Contributor sélectionnée.

 

Supprimer toutes les formules Excel pour Contributor de ce cube.

 

Supprimer toutes les formules Excel pour Contributor.