Les annotations des utilisateurs et les pièces jointes qui sont associées à un plan sont regroupées pour former un commentaire. Vous pouvez copier le commentaire entre les cubes et les applications de Contributor à l'aide de liens d'administration, de liens du système ou de liens locaux.
Remarque : Vous ne pouvez copier un commentaire qu'à l'aide de liens contenant des données.
Vous pouvez ajouter des notes à votre plan. Une cellule, un onglet ou l'ensemble du modèle peuvent recevoir des annotations.
Les annotations de contrôle enregistrent automatiquement des actions telles que la saisie de données, l'importation de fichiers et les copier‑coller de données. Lorsqu'un élément de dimension e.list a plusieurs propriétaires, elles permettent de voir qui a effectué des changements.
Vous pouvez annoter les éléments de dimension e.list quel que soit leur état d'activité, y compris lorsqu'ils sont verrouillés. Vous pouvez annoter une cellule particulière, un onglet ou l'ensemble du modèle une fois par session. La session se termine lorsque vous l'enregistrez.
Important : Vous ne pouvez plus modifier ou supprimer les annotations une fois la session enregistrée ou soumise. L'administrateur est le seul à pouvoir supprimer des annotations.
Si vous disposez uniquement de droits en consultation sur un élément de dimension e.list, vous n'êtes pas autorisé à y insérer des annotations.
Pour ajouter une annotation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, l'onglet ou le modèle, cliquez sur Contributor, Annoter et sur Cellule, Onglet ou Modèle, puis sur Ajouter. Saisissez votre note et fermez‑la.
Pour afficher des annotations, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, l'onglet ou le modèle, cliquez sur Contributor, Annoter et sur Cellule, Onglet ou Modèle, puis sur Afficher. Les annotations des cellules et des onglets sont signalées par des triangles rouges dans le coin supérieur droit.
Si vous souhaitez modifier une annotation réalisée pendant la session en cours, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, l'onglet ou le modèle, cliquez sur Contributor, Annoter et sélectionnez Cellule, Onglet ou Modèle, puis cliquez sur Modifier.
Conseil : La suppression de tout le contenu de l'annotation supprime l'annotation.
Dans la barre d'outils opérations de Contributor, cliquez sur Enregistrer.
Toutes les modifications des données seront également enregistrées sur le serveur.
Conseil : Pour afficher toutes les annotations d'un modèle, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le modèle et cliquez sur Contributor, Parcourir le commentaire.
Vous pouvez inclure dans vos annotations des liens vers des pages Web, des fichiers ou des adresses électroniques.
Ne créez un lien vers un fichier que si vous souhaitez qu'il ne soit consulté que par deux ou trois personnes. Si vous souhaitez davantage d'utilisateurs, rendez‑le accessible à partir d'un site Web.
Avant de créer un lien vers un fichier, vérifiez que ce fichier se trouve sur un emplacement de réseau partagé. Par ailleurs, utilisez la convention de dénomination universelle plutôt que la lettre associée au lecteur, car cette dernière peut varier selon les utilisateurs qui consultent l'annotation.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, l'onglet ou le modèle contenant l'annotation à laquelle vous souhaitez ajouter un lien.
Cliquez sur Contributor, Annoter et sélectionnez Cellule, Onglet ou Modèle, puis cliquez sur Modifier.
Ajout d'un lien :
Pour ajouter un lien vers une page Web, saisissez une adresse URL valide dans la zone d'annotation, telle que http://www.Cognos.com.
Pour ajouter un lien vers une adresse électronique, saisissez la commande du lien HTML dans la zone d'annotation de la façon suivante :
mailto:adresse_électronique
Le fait de cliquer sur ce lien ouvre une fenêtre de nouveau message dans votre navigateur par défaut et insère l'adresse électronique dans le champ À :
Pour ajouter un lien vers un fichier, saisissez la commande HTML suivante :
file:\\unc_nom_du_lecteur\docs\dépenses.xls
Conseil : Pour afficher un lien, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, l'onglet ou le modèle contenant l'annotation, cliquez sur Contributor, Annoter et sélectionnez Cellule, Onglet ou Modèle, puis cliquez sur Afficher. Les liens contenus dans les annotations ne sont pas activés s'ils sont consultés en déplaçant le pointeur de la souris sur le triangle rouge.
Vous pouvez joindre de nombreux types de fichiers à une cellule, un cube ou un modèle pour étayer votre processus de planification. Les types de fichiers pouvant être joints sont configurés par l'administrateur de la console d'administration de Contributor. Les pièces jointes sont stockées dans une base de données des applications Cognos Planning.
Les types de fichiers implicites suivants sont autorisés :
Microsoft Word (.doc)
Microsoft Excel (.xls)
Microsoft PowerPoint (.ppt)
Microsoft Visio (.vsd)
Microsoft Project (.mpp)
ZIP (.zip)
RAR (.rar)
Documents Web (.htm, .html)
Texte (.txt)
Adobe Acrobat (.pdf)
Vous pouvez ajouter ou supprimer tout type de fichiers de cette configuration implicite selon vos besoins. Les fichiers exécutables (.exe) ne font pas partie de cette liste implicite pour des raisons de sécurité, mais ils peuvent être ajoutés par votre administrateur.
Vous pouvez joindre un document à une cellule, un onglet ou un modèle dans l'application Web de Contributor.
Important : Vous pouvez également effectuer cette opération dans Contributor pour Excel.
Dans l'écran d'activités de Contributor, cliquez sur l'élément de dimension e.list disponible que vous voulez ouvrir.
Dans la grille de Contributor, vous pouvez cliquer sur l'icône Documents joints ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionner Cellule, Onglet ou Modèle et cliquer sur Ajouter. La boîte de dialogue Joindre un nouveau document s'affiche.
Dans la zone Emplacement du fichier source, saisissez l'emplacement, le fichier ou cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder à l'emplacement du fichier. Le nom du document et sa taille s'affichent dans les champs suivants.
Saisissez vos commentaires dans la zone Commentaires. Ce champ est limité à 50 caractères.
Cliquez sur le bouton OK pour joindre votre document.
Un triangle rouge s'affiche dans le coin de la cellule à laquelle le document est joint. C'est une copie du document qui est jointe à l'application, pas le document d'origine. Cette opération est similaire à l'ajout d'une pièce jointe à un courrier électronique, elle n'offre donc pas les services d'un système de gestion documentaire.
Les pièces jointes et les annotations des utilisateurs qui sont associées à un plan sont groupées pour former un commentaire. Vous pouvez afficher un document joint en parcourant le commentaire d'une application. Les pièces jointes ne sont pas chargées à l'ouverture de la dimension e.list. Elles ne sont chargées à partir du serveur d'application que lorsque vous les sélectionnez pour les afficher ou les modifier.
Remarque : Les pièces jointes ne sont pas accessibles lorsque vous travaillez hors connexion et vous ne pouvez pas non plus joindre des documents si vous n'êtes pas connecté. Cependant, vous pouvez voir si un document est joint à une cellule, même si vous êtes hors connexion.
Dans la grille de Contributor, cliquez sur le bouton Parcourir le commentaire ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionnez l'option Parcourir le commentaire. Une icône s'affiche dans l'écran des activités de Contributor pour vous indiquer qu'un ou plusieurs documents sont joints à un élément de dimension e.list. Cependant, vous ne pouvez pas ouvrir de document joint à partir de l'écran des activités.
Dans la boîte de dialogue Navigateur de commentaires, sélectionnez l'élément du commentaire que vous voulez afficher et cliquez sur Afficher un document pour ouvrir le fichier. Vous pouvez filtrer les éléments pour afficher uniquement les annotations ou les pièces jointes. Vous pouvez également afficher les commentaires pour la page en cours dans la grille ou les commentaires pour toutes les pages.
Pour modifier un commentaire, sélectionnez l'élément du commentaire et cliquez sur Modifier un document. L'élément s'ouvre afin que vous puissiez effectuer vos modifications et enregistrer la nouvelle version avec l'application. Vous serez invité à mettre à jour le référentiel si vous avez modifié le fichier.
Pour supprimer un commentaire, cochez la case de l'élément à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Remarque : Une pièce jointe ne peut être supprimée que par son propriétaire ou l'administrateur de Contributor.
Vous pouvez imprimer une annotation en sélectionnant le fichier et en cliquant sur Imprimer. Pour imprimer un document, ouvrez-le et imprimez-le à partir de l'application correspondante.
Créer un lien local pour copier un commentaire tel que des pièces jointes ou des annotations d'utilisateurs.
Remarque : Vous ne pouvez pas pointer sur des cellules calculées avec un lien local.
Dans la grille de Contributor, démarrez le module Chargement des données.
Dans l'écran Exécuter les liens locaux, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un lien local. Complétez les informations dans l'assistant.
Dans l'écran Options supplémentaires, de la boîte de dialogue Chargement des données, vous pouvez inclure des annotations ou des documents joints. Effectuez l'une des tâches suivantes :
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner de modèle de commentaire pour un lien local.
Pour inclure uniquement des annotations, cliquez sur Inclure les annotations.
Pour inclure uniquement des pièces jointes, cliquez sur Inclure des documents joints.
Cliquez sur Terminer lorsque vous avez fini de configurer le lien.