Sie können unterschiedliche Dateitypen an eine Zelle, einen Cube oder ein Modell anhängen, um Ihren Planungsvorgang zu unterstützen. Die Dateitypen, die angehängt werden können, werden vom Administrator in der Contributor-Administrationskonsole konfiguriert. Die Anhänge werden in der Datenbank einer Planungsanwendung gespeichert.
Folgende Standarddateitypen sind zulässig:
Microsoft Word (.doc)
Microsoft Excel (.xls)
Microsoft PowerPoint (.ppt)
Microsoft Visio (.vsd)
Microsoft Project (.mpp)
ZIP-Dateien (.zip)
RAR-Dateien (.rar)
Webdokumente (.htm, .html)
Textdateien (.txt)
PDF-Dateien (.pdf)
Sie können jeden benötigten Dateityp aus der Liste löschen oder zur Liste hinzufügen. Ausführbare Dateien (.exe) sind aus Sicherheitsgründen nicht in der Liste der Standarddateitypen enthalten, können aber vom Administrator hinzugefügt werden.
Sie können in der Contributor Web-Anwendung ein Dokument an eine Zelle, eine Registerkarte oder ein Modell anhängen.
Hinweis: Sie können dies auch in Contributor für Excel tun.
Klicken Sie im Arbeitsablaufbildschirm von Contributor auf ein verfügbares E-Listenelement, das Sie öffnen möchten.
Klicken Sie im Contributor-Raster auf die Schaltfläche Angehängte Dokumente, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Zelle, und wählen Sie Zelle, Registerkarte oder Modell, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Das Dialogfeld Neues Dokument anhängen wird angezeigt.
Geben Sie in das Feld Speicherort der Quelldatei den Speicherort der Datei ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und navigieren Sie zu dem entsprechenden Verzeichnis. Der Dokumentname und die Dateigröße werden in den entsprechenden Feldern angezeigt.
Geben Sie Kommentare in das Feld Kommentare ein. Für dieses Feld gilt eine maximale Zeichenzahl von 50 Zeichen.
Klicken Sie auf OK, um Ihr Dokument anzuhängen.
In der Ecke der Zelle, an die das Dokument angehängt ist, wird ein rotes Rechteck angezeigt. Eine Kopie des Dokuments wird an die Anwendung und nicht an die Originaldatei angehängt. Diese Funktionalätit ähnelt der des Anhängens einer Datei an eine E-Mail und erhebt nicht den Anspruch, ein Dokumentenverwaltungssystem zu sein.
Angehängte Dokumente und Benutzerkommentare, die mit einem Plan verknüpft sind, werden gruppiert und als "Erläuterungen" bezeichnet. Sie können ein angehängtes Dokument anzeigen, indem Sie durch die Erläuterungen einer Anwendung navigieren. Angehängte Dokumente können nicht heruntergeladen werden, wenn das E-Listenelement geöffnet ist. Sie werden erst vom Anwendungsserver heruntergeladen, wenn Sie sie anzeigen oder bearbeiten.
Hinweis: Angehängte Dokumente sind während der Offline-Arbeit nicht verfügbar, und Sie können auch kein Dokument anhängen, während Sie offline arbeiten. Sie können jedoch feststellen, ob ein Dokument an eine Zelle angehängt ist, während Sie offline arbeiten.
Klicken Sie im Contributor-Raster auf die Schaltfläche Erläuterungen durchsuchen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, und wählen Sie Erläuterungen durchsuchen. Im Arbeitsablaufbildschirm von Contributor erscheint außerdem ein Symbol, das Sie darüber informiert, dass ein oder mehrere Dokumente an ein E-Listenelement angehängt sind. Sie können die angehängten Dokumente aus dem Arbeitsablaufbildschirm jedoch nicht öffnen.
Wählen Sie im Dialogfeld Erläuterungs-Browser das Erläuterungselement aus, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf Dokument anzeigen, um die Datei zu öffnen. Sie können die Elemente filtern, um nur die Benutzerkommentare oder nur angehängte Dokumente anzuzeigen. Sie können auch festlegen, ob Sie die Erläuterungen für die aktuelle Seite im Raster oder für alle Seiten anzeigen möchten.
Zum Bearbeiten der Erläuterung wählen Sie das Erläuterungselement aus, und klicken Sie auf Dokument bearbeiten. Das Element wird geöffnet, und Sie können Änderungen vornehmen und die neue Version zusammen mit der Anwendung speichern. Sie werden aufgefordert, das Repository zu aktualisieren, wenn Sie Änderungen an der Datei vorgenommen haben.
Um Erläuterungen zu löschen, wählen Sie das Kontrollkästchen für das zu löschende Element aus, und klicken Sie auf Löschen.
Hinweis: Nur der Eigentümer eines angehängten Dokuments oder der Administrator kann ein angehängtes Dokument löschen.
Sie können einen Kommentar ausdrucken, indem Sie die Datei auswählen und auf Drucken klicken. Zum Drucken eines Dokuments öffnen Sie das Dokument, und drucken Sie es aus dem verknüpften Viewer aus.
Erstellen Sie einen lokalen Link, um Erläuterungen wie z. B. Dateianhänge oder Benutzerkommentare, zu kopieren.
Hinweis: Berechnete Zellen lassen sich mit einem lokalen Link nicht kopieren.
Starten Sie im Contributor-Raster Get Data (Daten abrufen).
Klicken Sie im Bildschirm Lokale Links ausführen auf Neu, um einen neuen lokalen Link zu erstellen. Geben Sie alle weiteren Informationen im Assistenten ein.
Auf dem Bildschirm Zusätzliche Optionen des Dialogfelds Daten abrufen können Sie festlegen, ob Kommentare oder angehängte Dokumente einbezogen werden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Hinweis: Sie können keine Modellerläuterungen für einen lokalen Link auswählen.
Um nur Kommentare einzuschließen, wählen Sie Kommentare einschließen aus.
Um nur angehängte Dokumente einzuschließen, klicken Sie auf Angehängte Dokumente einschließen.
Klicken Sie auf Fertig stellen, wenn Sie die Konfiguration des Links abgeschlossen haben.