Vous pouvez joindre de nombreux types de fichiers à une cellule, un cube ou un modèle pour étayer votre processus de planification. Les types de fichiers pouvant être joints sont configurés par l'administrateur de la console d'administration de Contributor. Les pièces jointes sont stockées dans une base de données des applications Cognos Planning.
Les types de fichiers implicites suivants sont autorisés :
Microsoft Word (.doc)
Microsoft Excel (.xls)
Microsoft PowerPoint (.ppt)
Microsoft Visio (.vsd)
Microsoft Project (.mpp)
ZIP (.zip)
RAR (.rar)
Documents Web (.htm, .html)
Texte (.txt)
Adobe Acrobat (.pdf)
Vous pouvez ajouter ou supprimer tout type de fichiers de cette configuration implicite selon vos besoins. Les fichiers exécutables (.exe) ne font pas partie de cette liste implicite pour des raisons de sécurité, mais ils peuvent être ajoutés par votre administrateur.
Vous pouvez joindre un document à une cellule, un onglet ou un modèle dans l'application Web de Contributor.
Important : Vous pouvez également effectuer cette opération dans Contributor pour Excel.
Dans l'écran d'activités de Contributor, cliquez sur l'élément de dimension e.list disponible que vous voulez ouvrir.
Dans la grille de Contributor, vous pouvez cliquer sur l'icône Documents joints ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionner Cellule, Onglet ou Modèle et cliquer sur Ajouter. La boîte de dialogue Joindre un nouveau document s'affiche.
Dans la zone Emplacement du fichier source, saisissez l'emplacement, le fichier ou cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder à l'emplacement du fichier. Le nom du document et sa taille s'affichent dans les champs suivants.
Saisissez vos commentaires dans la zone Commentaires. Ce champ est limité à 50 caractères.
Cliquez sur le bouton OK pour joindre votre document.
Un triangle rouge s'affiche dans le coin de la cellule à laquelle le document est joint. C'est une copie du document qui est jointe à l'application, pas le document d'origine. Cette opération est similaire à l'ajout d'une pièce jointe à un courrier électronique, elle n'offre donc pas les services d'un système de gestion documentaire.
Les pièces jointes et les annotations des utilisateurs qui sont associées à un plan sont groupées pour former un commentaire. Vous pouvez afficher un document joint en parcourant le commentaire d'une application. Les pièces jointes ne sont pas chargées à l'ouverture de la dimension e.list. Elles ne sont chargées à partir du serveur d'application que lorsque vous les sélectionnez pour les afficher ou les modifier.
Remarque : Les pièces jointes ne sont pas accessibles lorsque vous travaillez hors connexion et vous ne pouvez pas non plus joindre des documents si vous n'êtes pas connecté. Cependant, vous pouvez voir si un document est joint à une cellule, même si vous êtes hors connexion.
Dans la grille de Contributor, cliquez sur le bouton Parcourir le commentaire ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionnez l'option Parcourir le commentaire. Une icône s'affiche dans l'écran des activités de Contributor pour vous indiquer qu'un ou plusieurs documents sont joints à un élément de dimension e.list. Cependant, vous ne pouvez pas ouvrir de document joint à partir de l'écran des activités.
Dans la boîte de dialogue Navigateur de commentaires, sélectionnez l'élément du commentaire que vous voulez afficher et cliquez sur Afficher un document pour ouvrir le fichier. Vous pouvez filtrer les éléments pour afficher uniquement les annotations ou les pièces jointes. Vous pouvez également afficher les commentaires pour la page en cours dans la grille ou les commentaires pour toutes les pages.
Pour modifier un commentaire, sélectionnez l'élément du commentaire et cliquez sur Modifier un document. L'élément s'ouvre afin que vous puissiez effectuer vos modifications et enregistrer la nouvelle version avec l'application. Vous serez invité à mettre à jour le référentiel si vous avez modifié le fichier.
Pour supprimer un commentaire, cochez la case de l'élément à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Remarque : Une pièce jointe ne peut être supprimée que par son propriétaire ou l'administrateur de Contributor.
Vous pouvez imprimer une annotation en sélectionnant le fichier et en cliquant sur Imprimer. Pour imprimer un document, ouvrez-le et imprimez-le à partir de l'application correspondante.
Créer un lien local pour copier un commentaire tel que des pièces jointes ou des annotations d'utilisateurs.
Remarque : Vous ne pouvez pas pointer sur des cellules calculées avec un lien local.
Dans la grille de Contributor, démarrez le module Chargement des données.
Dans l'écran Exécuter les liens locaux, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un lien local. Complétez les informations dans l'assistant.
Dans l'écran Options supplémentaires, de la boîte de dialogue Chargement des données, vous pouvez inclure des annotations ou des documents joints. Effectuez l'une des tâches suivantes :
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner de modèle de commentaire pour un lien local.
Pour inclure uniquement des annotations, cliquez sur Inclure les annotations.
Pour inclure uniquement des pièces jointes, cliquez sur Inclure des documents joints.
Cliquez sur Terminer lorsque vous avez fini de configurer le lien.